ORGANISATION
ORGANISATION DES BÉNÉVOLES
Dès le mois de décembre, nous avons posté des messages sur le groupe de promo Facebook afin d’annoncer la date des JPO aux étudiants et leur faire connaître notre besoin de bénévoles. Début janvier nous sommes passées dans toutes les classes (sauf 1) pour faire une brève présentation de notre équipe et prendre en note les noms des élèves intéressés. Puis, nous sommes intervenues dans un amphithéâtre de TC1 car nous manquions de bénévoles. Les TC2 étaient moins disponibles pour nous car eux mêmes doivent se rendre aux portes ouvertes d’autres écoles pour la suite de leurs études. Nous avons fédéré environ 60 bénévoles pour la journée. Nous souhaitions également avoir des TC3 (étudiants partis en bac +3). 2 étudiantes, et nous les en remercions, sont venues témoigner de leur expérience TC. Elles ont intégré les conférences de Monsieur Nieul et de Madame Lemoine.
Dans un souci de gratitude envers les bénévoles, nous leur avons laissé le choix de leurs créneaux de présence. Nous avons compilé leurs souhaits et avons établi des plannings avec la répartition des rôles et des conférences.
Ensuite, nous avons contacté individuellement tous les bénévoles qui s’étaient inscrits lors de notre rencontre pour les informer leur rôle et des conférences auxquelles ils devaient être présents.
Le message était individualisé et très détaillé afin d'expliquer à chacun le déroulement de sa journée.
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Le message comprenait :
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Fiche explicative des rôles
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Plan du bâtiment C
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Explication des conférences et autres missions.
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Information de mise à disposition de salles de pause dans lesquelles ils pouvaient déposer leurs affaires et se restaurer.
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Obligation de porter leur pull TC ou le tee-shirt du week-end d’intégration.
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Organisation d'un pot avec les professeurs en fin de journée.
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Reconnaissance des organisateurs part le port d'un bandana rouge.
Plan du Bâtiment C
Fiche récapitulative des rôles
Nous avons malheureusement dû faire face à de nombreux désistements. Afin de faciliter la gestion du projet, nous avons donc créé un groupe Messenger regroupant tous les bénévoles. Notre planning était complètement remis en question par ces désistements, nous souhaitions que tout le monde ait accès à l'ensemble des plannings et des rôles. Ceci nous a permis de nous réorganiser, avec eux. Nous avons repositionner chacun en fonction des besoins.
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Les étudiants bénévoles impliqués ont participé à motiver d'autres TC pour le meilleur déroulement de cette journée.
Ce fonctionnement nous a permis de transmettre facilement et clairement le tableau des rôles, horaires et conférences.
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Ci dessous les documents transmis aux bénévoles.
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Photo avec nos bénévoles en fin de journée
Nous avions entre autres comme objectif de gâter nos bénévoles. Pour chaque classe, nous avions réservé une salle attitrée et attenante pour qu'ils puissent faire une pause et déposer leurs affaires.
Dans chaque salle de bénévoles, nous avions déposé une fiche de consignes pour rendre la journée fluide.
Pour les remercier de leur participation, nous avions offert à chacun un sachet de bonbons ainsi que des bouteilles d'eau.
Vidéo de présentation de salles pour les bénévoles
Consignes déposées dans les salles pour les bénévoles
Le samedi matin, nous avions convoqué les bénévoles à 8h45 (le début des portes ouvertes était à 9h). Le but était de faire un parcours type avec les étudiants guides, de les briefer sur leur rôle et ce qu’ils devaient dire aux familles. Nous les avons sensibilisé sur le fait que les étudiants dans la salle C19 aient le temps de se préparer.
Pendant la journée, nous étions à la disposition des bénévoles et nous gérions les petits imprévus qui pouvaient survenir.
Chine
ORGANISATION DES PROFESSEURS
Pour le bon déroulement de cet événement, nous avons dû travailler sur l’organisation de la journée du côté des enseignants. Tout d’abord, nous nous sommes renseignées auprès de notre tuteur pour être informées des enseignants présents à cette journée les années précédentes. À la suite de cette liste, nous avons pu établir un premier contact afin de savoir auprès de chacun s’il souhaitait à nouveau être présent lors de cette journée. Puis dans un second temps, nous souhaitions savoir s’ils avaient des envies particulières au niveau de l’aménagement des salles, des salles qu’ils souhaitaient avoir, etc. ainsi que des conditions particulières à prendre en compte.
Après les différents retours, nous avons pu affecter chaque enseignant à une salle en prenant en compte les différents horaires de chacun ainsi que les salles. Puis, nous avons établi des plannings pour le déroulement de cette journée heure par heure en y intégrant les pauses et les conférences. Nous leur avons envoyé ces plannings puis nous y avons apportés des modifications en fonction des retours. De plus, la semaine précédant l’événement nous les avons recontactés pour les informer du déroulement plus détaillé de la journée et également pour leur partager tous les documents nécessaires pour les informer du déroulement de l'événement.
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Le jour J, afin qu’ils ne soient pas perdus, nous avons affiché leur nom sur les portes de leur salle. Sur leur bureau, il y avait différents documents informatifs: leur planning de la journée en version papier, un plan du bâtiment C avec le nom de chaque enseignant avec leur salle et un récapitulatif des différentes salles (alternance, langues étrangères, salle de pause…).
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Badges déposés dans chaque salle au nom des professeurs
Récapitulatif des salles
Lilou
ORGANISATION DE LA SALLE C19
La salle C19 est la salle de présentations des projets. Nous pouvons y retrouver plusieurs stands, tenus par des TC1 ainsi que des TC2. Il y avait par exemple un stand BDE, un stand projets de langues (anglais et espagnol), un stand semaine internationale…
La salle C19 constituait une étape du parcours des portes ouvertes. Après avoir effectué la visite avec les guides, les familles étaient dirigées vers cette salle, afin de comprendre plus spécifiquement certains aspects du DUT TC, en parlant avec des élèves.
Pour l’organisation de cette salle, nous avons recueilli de nombreux projets au préalable. Ces projets nous ont été envoyés par les étudiants. Nous avons réalisé un montage afin d’obtenir une unique vidéo par stand. L’emplacement des stands a été défini la veille. Ils étaient déterminés par des affiches, réalisées également au préalable.
Nous avons décidé d’organiser la salle C19 en « chemin », afin que l’accès soit facilité. Cela a permis aux familles de découvrir les stands 1 par 1, en maintenant au maximum l’ordre. Cette disposition a permis de mieux s’y retrouver.
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Kimia
Vidéos de présentation des différents pôles
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