Les petits plus

Lorsque nous avons pris en charge l’organisation des portes ouvertes, nous avions toutes l’envie d’apporter des nouveautés. C’est pourquoi pendant des semaines nous avons réfléchi à de nombreuses idées afin d’apporter "la chose" en plus aux portes ouvertes 2020.

Nous savions que les parents, ou bien les professeurs sont très attachés au café, que les élèves raffolent des bonbons et qu’il est agréable pour tout le monde de boire un verre de jus d’orange avec un petit gâteau. Nous voulions ainsi pouvoir offrir à l’ensemble des personnes une collation: gâteaux, bonbons, café, jus d’orange.

Néanmoins nous savions que cela avait un coup financier important, c’est pourquoi nous avons eu l’idée d’organiser une tombola. Le principe était simple, nous avions la boîte, les tickets et nous nous sommes mise à vendre des tickets dans l’IUT afin de faire gagner un pull TC. Cette tombola a eu un grand succès, car de nombreux étudiants ont participé. Nous avons pu récolter 88€ de la tombola, dont 25€ ont servi pour acheter le pull. Après la journée des portes ouvertes et pendant la galette des rois, nous avons procédé à un tirage au sort et nous avons une grande gagnante Camille Maitrehut, étudiante en première année. Malheureusement, nous n’avons pas pu lui offrir ce pull car avec le contexte actuel cela n’a pas été possible. Mais nous espérons tout de même avoir l’occasion à la rentrée prochaine de pouvoir le lui offrir.

Nous avons été très contente du coin collation qui était dans la salle de pause, c’était un endroit d’échange et de convivialité cela a été une belle surprise.

Victoria

LES NOUVEAUTÉS

Soins apportés aux bénévoles

Participer aux portes ouvertes peut être ressenti comme une contrainte pour certains étudiants. Nous souhaitions leur montrer notre reconnaissance pour leur investissement. Lors de la répartition des rôles, nous avons fait en sorte que les bénévoles soient satisfaits de leur rôle au cours de la journée. En cas d'impossibilité, nous avions défini des plages horaires différentes entre le matin et l'après-midi, pour qu'il y ait des roulements.

Par la suite, grâce à nos financements, nous avons pu offrir à tous les étudiants un sachet de bonbons. Les étudiants avaient à leur disposition les petites salles de travail dans lesquelles ils pouvaient se reposer et poser leurs affaires. Dans ces salles, nous avions disposé des petits mots de remerciement, des consignes et des collations. Ils ont tous été très reconnaissants de notre investissement pour améliorer leur journée. Tout au long de la journée, nous étions à l’écoute des besoins des bénévoles.

Puis, en fin de journée, nous avions organisé un pot. Le but était de débriefer avec eux et les remercier de leur participation active. Cette journée haute en émotion s'est clôturée autour de galettes des rois, bonbons et jus de fruits.

Chine

Nous avons pris beaucoup de plaisir à organiser les portes ouvertes et nous aimerions que ce soit le cas pour le prochain groupe également. C’est pour cela que nous avons décidé de donner quelques conseils. Tout d’abord, nous conseillons d’organiser des réunions le plus fréquemment possible. En effet, la date des portes ouvertes arrive vite par rapport au moment de l’annonce des projets. Ensuite, nous conseillons d’organiser une réunion (en amphithéâtre) avec tous les bénévoles, la veille de l’événement, afin de répondre aux dernières questions et de donner les dernières directives. De plus, il serait nécessaire de recruter davantage de bénévoles au niveau des deuxièmes années. Enfin, nous conseillons, pour le jour J, de se préparer aux imprévus (manque de bénévoles, manque de matériel…) et d’avoir toujours une solution de recours. Évidemment, nous serons présentes l’année prochaine pour répondre aux questions des prochains organisateurs, comme nous avons pu le faire avec les organisateurs des portes ouvertes 2019.

Kimia

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